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FAQ Mailinglisten

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Häufig auftauchende Fragen zur Benutzung von Mailman

Das hbz stellt seinen Kunden eine Reihe von produktbezogenen Mailinglisten zur Verfügung, um den Beteiligten eine Möglichkeit an die Hand zu geben, sich auszutauschen.

Bitte achten Sie beim Schreiben als Empfänger die richtige Listen-Adresse z.B. rabe@listen.hbz-nrw.de zu verwenden.
Andere Adressen wie rabe-bounces@listen.hbz-nrw.de oder ähnliche Präfixe z.B. bounces, confirm, owner oder request, dienen dem Mitgeliedermanagment.

  

Zu Beginn
Formales
Grundsätzliches
Benutzungshinweise          Wie kann ich mich aus einer Mailingliste austragen?

         Persönliche Einstellungen vornehmen im Fall von Abwesenheit (zum Beispiel Urlaub)

         Wie ändere ich mein Passwort?

Kaleidoskop


Zu Beginn:


Subskribieren
Um eine Liste zu subskribieren besuchen Sie folgende Seite

http://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo

Klicken Sie hier auf die gewünschte Mailingliste und befolgen die angezeigten Hinweise zum Abonnieren einer Mailingliste.

Willkommenstext
Nach erfolgreicher Anmeldung bei einer (oder mehren) vom hbz geführten Mailinglisten erhalten Sie eine (oder mehrere, aber für jede Mailingliste seperate) Willkommensmail.
Diese bitte gut aufbewahren, sie enthält für Sie wichtige Informationen zu folgende Themen:
  • Inhaltliches
  • Formales
  • Nachrichten an diese Liste schicken Sie bitte an die E-Mail-Adresse (listenname@listen.hbz-nrw.de)
  • Allgemeine Informationen
  • Persönliche Einstellungsseite !!!
  • Passwort !!!

Zu Ihrem eigenen Schutz sollten Sie, das mitgeteilte kryptische Passwort aus der Willkommensmail durch ein eigenes ersetzen. (Gilt natürlich nicht wenn Sie schon von vorn herein ein eigenes Passwort gewählt haben.) Dieses Passwort kennen dann nur Sie!

(Sollte Ihnen der Willkommentext nicht mehr vorliegen, rufen Sie Ihre persönliche Einstellungsseite auf. Siehe Benutzungshinweise.)

Bitte verschicken Sie nicht die URL Ihrer persönlichen Einstellungsseite über das Internet z.B.
an das Moderatorenteam, Ihre persönlichen Daten sind dann frei verfügbar für jeden.

Beispiel Auszug aus dem Willkommenstext:

„Willkommen auf der Mailingliste listenname@listen.hbz-nrw.de!
Inhaltliches:
Diese Liste wurde im Juli 1998 von Mitarbeitern ...

listenname ist eine Mailingliste. Das bedeutet, dass eine Mail an Listenname immer an
alle Teilnehmer der Liste verteilt wird. ...

Nachrichten an diese Liste schicken Sie bitte an die E-Mail-Adresse:

  listenname@listen.hbz-nrw.de

Allgemeine Informationen über die Mailingliste finden Sie unter:

 http://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo/listenname

Falls Sie Ihr Abonnement ändern wollen, besuchen Sie bitte Ihre
persönliche Einstellungsseite:

 http://listen.hbz-nrw.de/mailman/options/listenname/mustermann%40hbz-nrw.de

Um Missbrauch vorzubeugen, benötigen Sie ein Passwort um den Bezug der
Mailingliste zu kündigen oder andere Änderungen vorzunehmen. Es lautet:

Ab8y+yZ9

Auf der Webseite mit den persönliche Einstellungen gibt es einen
Knopf, der Ihnen Ihr Passwort zumailt.
Normalerweise erhalten Sie von Mailman jeden Monat eine E-Mail, die
Ihre Abonnements auf listen.hbz-nrw.de und die Passwörter auflistet.
Diese Erinnerungsmail enthält auch Informationen darüber, wie Sie Ihr
Abonnement kündigen oder Ihre Abonnement/span>-Einstellungen ändern können.
Sie können auch diese Einstellung ändern, sodass Sie keine Erinnerungsmail bekommen. (Nicht empfehlenswert!)“

Festgelegte Werte
Maximale Größe in Megabyte (MB) eines Nachrichtentextes 3 (MB)
Davon weichen die Listen forumoeb und Rabe ab.
Maximale Größe in Megabyte (MB) eines Nachrichtentextes 2 (MB) Liste forumoeb
Maximale Größe in Megabyte (MB) eines Nachrichtentextes 2 (MB) Liste Rabe
Obergrenze der Empfängeranzahl einer Veröffentlichung (im 'To:''Cc') aufgeführte Adressen 10 Empfänger.

Ist es erforderlich eine E-Mail an eine Mailingliste und zusätzlich noch an externe Empfänger zu versenden, empfiehlt es sich die E-Mail jeweils separat zu verschicken.

Das Mailman-System kommuniziert mit Ihnen über Rückmeldungen.
Bitte benutzen Sie beim Versenden über Mailman keine Kopien, da entweder die Obergrenze der Empfängeranzahl einer Veröffentlichung (im 'To:''Cc') aufgeführte Adressen auf 10 Empfänger
festgelegt ist.

Oder

[9]„Blind Kopien werden vom Mailmansystem geblockt!!!“
Blind Carbon Copy = englisch, Blindkopie.
Abkürzung: BCC

Weitere verschiedene Kopietypen finden Sie unter Kaleidoskop.

Monatliche Erinnerungsmail mit Passwort (kann über persönliche Einstellungen abgeändert werden.)
Sie erhalten einmal im Monat eine Infomail, die Sie über Ihre
Mitgliedschaften in den Mailinglisten/E-Mail-Verteilern auf dem
Server listen.hbz-nrw.de informiert.

hbz-Betrieb: die Informationsliste des hbz:
Die Informationsliste hbz-Betrieb richtet sich an Kundinnen und Kunden des hbz. Sie informiert aktuell über Betriebsstörungen und Ausfälle von hbz-Diensten sowie über Dienstausfälle anderer Anbieter, die Auswirkungen auf den Betrieb im hbz haben.
hbz-Betrieb ist eine reine Informationsliste.
Bitte schreiben Sie deshalb keine E-Mails an diese Liste.

Eine Einschreibung auf diese Liste ist für unsere Kunden zu empfehlen.

[1]So helfen Sie den Moderatoren:
Bei Problemen helfen Sie unserem Moderatorenkreis, indem sie klare Wünsche äußern und immer möglichst viele Informationen darüber bereitstellen, um was es Ihnen in Ihrem Anliegen bezüglich unserer E-Mail-Foren geht.

Konkret heißt das zum Beispiel:
a) Bei welcher Liste oder Listen bin ich eingeschrieben.
b) Mit welchen Adressen (der Einfachheit halber sollte es sich nur um eine Adresse
    handeln, nach Möglichkeit keine Gruppen-Sammeladressen verwenden).
c) Was ist mein Vorhaben.
d) Welche technischen Rückmeldungen habe ich von Mailman erhalten.
e) Wie bin ich erreichbar.

Bei Fragen und Kommentaren schreiben Sie bitte an

Listen-Admin@hbz-nrw.de



Mit freundlichen Grüßen
Ihr Moderatorenteam


Formales:


[2]Freundlicher Umgang miteinander
Freundlichkeit und konsequente Hilfsbereitschaft sind das A und O einer Liste. Hier treffen viele Personen zusammen, mit unterschiedlichsten Fähigkeiten und Interessen, mit unterschiedlichsten Vorkenntnissen. Was dem einen selbstverständlich ist, mag dem anderen neu sein und umgekehrt. Unabhängig davon sind Beleidigungen, Arroganz und andere böse Worte absolut unwillkommen.

Nicht erwünscht sind ein sprachlich rücksichtsloser Umgang miteinander, Verleumdungen, politische Entgleisungen.

Es ist nicht gestattet, Dateianhänge
über die Liste zu verteilen. Darin evtl. verborgenen Viren sollen vom Mailserver nicht gestreut werden. Außerdem wird so eine unnötig hohe Datenlast beim Empfang und Verteilen der Mails produziert.

Ausführlichere Informationen, PDF-Dateien, Bilder oder sonstige Dateien, legt man am Besten auf dem Web-Server und gibt in der Mail nur die Internet-Adresse (URL) dieser Web-Seite oder Download-Datei an, die Abonnementen dann in der Mail direkt angeklicken können.

Sollten Sie diesbezüglich Hilfe brauchen, sprechen Sie uns an.

Lesbarkeit in Listen und Archiven
Um die Lesbarkeit in Listen und Archiven zu gewährleisten empfehlen wir auf (html Formatierung und Client-spezifische Einstellungen) zu verzichten.
Damit jeder ohne Schwierigkeiten die Mail lesen kann, sollte hier die Einstellung auf "reinen Text" (Plain-Text) erfolgen.

[3] Die Archive der Listen sind größtenteils öffentlich.
Alle Beiträge werden aufbewahrt, einzige Ausnahme sind Beschimpfungen, ehrverletzende Aussagen und politische Entgleisungen. E-Mail-Adressen werden im Archiv unkenntlich gemacht, damit Spamlisten nicht unnötig mit Einträgen gefüttert werden.

Wünsche, dass eine Mail aus dem Archiv gelöscht wird, werden nur berücksichtigt, wenn die Mail z.B. ehrverletzend oder in sonstiger Weise für den Absender oder einen anderen schädlich ist.

[4]Grundsätzliches:

Es dürfen nur eingetragene Adressen an die Liste schreiben!

Was ist eine Mailingliste?
Eine Mailingliste ist ein E-Mail-Verteiler, in der Regel zu einem bestimmten Thema. Praktisch besteht eine Mailingliste aus einer E-Mail-Adresse und einer Software, mit der die Aussendungen an diese Adresse geregelt werden: Prinzipiell erhält jede E-Mail-Adresse auf der Liste jede E-Mail, die an die Mail-Adresse der Liste geschickt wird. Allerdings kann definiert werden, wer alles berechtigt ist, Mails an die Liste zu schicken, wodurch Mailinglisten sowohl als offene Diskussions-Plattform als auch als reines Mitteilungsmedium [Newsletter] verwendet werden können.

Sammeladresse / Verteileradressen / Gruppenadressen?
Sammeladressen / Verteileradressen  / Gruppenadressen sind nicht so gerne gesehen, da immer mal wieder  Probleme durch solche Adressen entstehen. Oft weiß selbst die einreichende Institution nicht genau, wer alles in dieser Sammeladresse / Verteileradresse / Gruppenadressen aufgeführt ist.
Immer wieder mal wird die Bitte vorgetragen eine Sammeladresse / Verteileradressen einrichten zum reinen Mitlesen, davon ist abzuraten.

[5]Was ist eine Gruppenadresse?
Wikipedia meint dazu:
Gruppenadressen sind spezielle Adressen z. B. in der Telekommunikation bzw. Netzwerktechnik oder sogar Elektrotechnik im Allgemeinen. Sie erlauben das Versenden von Daten an alle Mitglieder einer Gruppe. Sie sind meistens auf unterster Hardware-Ebene implementiert, um effizient arbeiten zu können.
Weiterhin ist anzumerken, dass Gruppenadressen oft dynamisch (per Software/Konfiguration) zugewiesen werden können.

Benutzungshinweise:

[6]Wie kann ich mich in eine Mailingliste eintragen?
Sie besuchen folgende Seite

http://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo


klicken hier auf die gewünschte Mailingliste und befolgen die angezeigten Hinweise zum Abonnieren einer Mailingliste.

[6]Wie kann ich mich aus einer Mailingliste austragen?
Sie besuchen folgende Seite

http://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo

Bitte klicken Sie auf die Liste, aus der Sie sich austragen wollen.
Unten auf der Seite finden Sie den Punkt "Austragen / Ändern einer Mailadresse". Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse, mit der Sie in der Liste stehen, in das leerstehende Feld ein und klicken Sie auf den Button rechts daneben. Anschließend müssen Sie den Anweisungen unter dem Punkt "Kündigung des Abos" folgen.

Persönliche Einstellungen vornehmen im Fall von Abwesenheit (zum Beispiel Urlaub)
Sollten Sie beabsichtgigen (oder die Vorgabe haben) eine Abwesenheitsnotitz (Out of Office) zu aktivieren, denken Sie bitte auch daran in Ihrem Mailprogramm für Mailinglisten eine Ausnahmeregel zu definieren.
Oder nutzen Sie die Möglichkeit über die Internetseite der Liste die Einstellung vorzunehmen.

1. Gehen Sie auf folgende Internetseite:
 http://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo/listenname

2. Scrollen Sie bis ans Ende der Seite bis zu dem Punkt "Austragen /
Ändern einer Mailadresse" bzw. "Abonnement abbestellen oder Einstellungen
ändern" und geben Sie Ihre vollständige E-Mail-Adresse dort ein -> mit Enter bestätigen.

3. Auf der nun angezeigten Seite, geben Sie bitte Ihr Passwort ein und
klicken auf Login. Falls Sie Ihr Passwort nicht mehr wissen, nutzen Sie am Ende dieser Seite, die Passwort-Erinnerungsfunktion.
Anschließend erhalten Sie per E-Mail Ihr Passwort für Ihre Liste.
Wiederholen Sie die o.g. Punkte, bis zur Passworteingabe.

4. Auf der darauffolgenden Seite, scrollen Sie bis zum Punkt: Ihre persönlichen Einstellungen für (hier sollte Ihre E-Mail-Adresse stehen).
Darunter finden Sie im grau unterlegten Hintergrund folgende Option:
"Mailzustellung" Setzen Sie diese Option auf AN um Nachrichten von der
Liste zu empfangen. Setzen Sie diese Option auf AUS um keine Nachrichten
von der Liste zu empfangen (z.B. weil Sie im Urlaub sind). Wenn Sie die
Mailzustellung ausstellen, vergessen Sie nicht, diese nach Ihrem Urlaub
wieder auf AN zustellen! "

5. Wählen Sie dort den Punkt "AUS"

6. Scrollen Sie auf der Seite bis ganz nach unten und dort bestätigen Sie
mit einem Mausklick auf das Feld "Meine Änderungen übermitteln".

DAS WAR ES SCHON !!!!

Anmerkung: Sollten Sie auf mehreren Listen eingeschrieben sein können Sie über die Seite der "persönlichen Einstellungen" global Änderungen vornehmen, so zum Beispiel ein Passwort für alle Listen vergeben oder sich gleichzeitig auf allen Listen beurlauben; dazu ist nur erforderlich das Kästchen "Global ändern" anzukreuzen.

Wenn Sie dann aus dem Urlaub zurück sind, wiederholen Sie einfach die
Punkte 1 - 6 und wählen beim Punkt 5 nur die Einstellung "AN" und schon
erhalten Sie wieder alle E-Mails der Liste.

Diese Auswahl an veränderlichen persönlichen Einstellungen können Sie vornehmen,
wenn Sie die  o.g. Punkte wiederholen:

  • Mailzustellung
  • Zusammenfassungs Modus
  • MIME oder Plain Text Zusammenfassungen?
  • Wollen Sie Ihre eigenen Nachrichten über die Liste zurückerhalten?
  • Bestätigunsmail wenn Sie E-Mail an die Liste schicken?
  • Monatliche Erinnerungsmail mit Passwort?
    (Dieser Service wird seit 10.2014 nicht mehr angeboten.)
  • In der Liste der Abonnenten unsichtbar machen?
  • Welche Sprache bevorzugen Sie?
  • Welche Themen interessieren Sie?
  • Möchten Sie Nachrichten erhalten, auf die kein Themen-Filter "passt"?
  • Mehrfache Kopien von Nachrichten vermeiden?

Wie komme ich an mein Passwort?
1. Wählen Sie die Informationsseite der Mailing-Liste über folgende Internetseite:
 http://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo/listenname
 
2. Scrollen Sie zum Punkt "Austragen / Ändern einer Mailadresse" bzw. "Abonnement abbestellen oder Einstellungen ändern" am Ende der Seite und geben Sie Ihre vollständige E-Mail-Adresse, mit der Sie in der Liste eingetragen sind, ein -> mit Enter bestätigen und Sie erhalten ein Formular für Ihre persönlichen Einstellungen.

3. Lassen Sie sich ihr Passwort per E-Mail zusenden über die Passwort-Erinnerung am Ende der Einstellungsoptionen.
Die E-Mail enthält neben dem Passwort auch den direkten Link zu den persönlichen Einstellungen unter dem Punkt "Um Ihre persoenlichen Einstellungen zu aendern, loggen Sie sich bitte ein und besuchen die Seite:"

Alternativ können Sie sich das Passwort auch über eine E-Mail an
listenname-request@listen.hbz-nrw.de (z.B. rabe-request@listen.hbz-nrw.de) zuschicken lassen.
Geben Sie dazu das Wort "password" im Betreff oder im Textfeld ein und senden Sie die E-Mail ab.
Aber Achtung: Achten Sie auf die korrekte Adressierung listenname-request@listen.hbz-nrw.de

Sollten Sie auf mehreren Listen eingeschrieben sein, können Sie über das Formular mit Ihren persönlichen Einstellungen global Änderungen vornehmen, so zum Beispiel ein Passwort für alle Listen vergeben oder sich gleichzeitig auf allen Listen beurlauben; dazu ist nur erforderlich das Kästchen "Global ändern" anzukreuzen.

Wie ändere ich mein Passwort?
1. Gehen Sie auf folgende Internetseite:
 http://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo/listenname

2. Scrollen Sie bis ans Ende der Seite bis zu dem Punkt "Austragen /
Ändern einer Mailadresse" bzw. "Abonnement abbestellen oder Einstellungen
ändern" und geben Sie Ihre vollständige E-Mail-Adresse dort ein -> mit Enter bestätigen.

3. Auf der nun angezeigten Seite, geben Sie bitte Ihr Passwort ein und
klicken auf Login. Falls Sie Ihr Passwort nicht mehr wissen, nutzen Sie
am Ende dieser Seite, die Passwort-Erinnerungsfunktion.
Anschließend erhalten Sie per E-Mail Ihr Passwort für Ihre Liste
Wiederholen Sie die o.g. Punkte, bis zur Passworteingabe.

4. Danach sind Sie auf der Seite für Ihre persönlichen Einstellungen und können unter den Punkt
„Ihr Passwort für die Liste Listenanme“ das gewünschte Passwort eingeben.
Sollten Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse in mehreren Mailinglisten eingetragen sein,
empfiehlt es sich, ein Häkchen zu setzen bei „Global ändern“, dann gilt ihr gewähltes Passwort für alle Listen.

Kaleidoskop

Verwendetet Technologie:

Die Mailingliste im hbz werden mit der Technologie „Mailman“ zur Verfügung gestellt.
Mailman ist eine freie Software für das Handhaben von Diskussionsforen. Umfangreichere Informationen können unter der englischsprachigen URL:
[7]http://www.gnu.org/software/mailman/index.html
Nachgelesen werden.


Verschiedene Kopie-Typen
Verschiedene Kopie-Typen
Verdeckte Kopie.

[8]Ein Kopieempfänger (Kopie an oder auch „CC“ = carbon copy)
bekommt eine Kopie der ausgehenden Nachricht. Er empfängt die Nachricht, ohne dass seine Adresse im ‘An’-Feld der Nachricht erscheint.


[9]„Blind Kopien werden vom Mailmansystem geblockt!!!“
Blind Carbon Copy = englisch, Blindkopie.
Abkürzung: BCC
hier können Sie Adressen, angeben, die eine verdeckte Kopie (BCC) der Nachricht gesendet werden soll. Die Hauptadressaten erhalten hiervon im Gegensatz zur einfachen Kopie (CC) keine Kenntnis.

Normalerweise kann der Empfänger einer Mail sehen, wer noch einen Kopie dieser Mail erhalten hat (CC). Bei einer Blindkopie taucht der per BCC eingetragene Empfänger nicht in der Liste der Empfänger auf.
Die Verwendung von BCC wird mitunter als unhöflich angesehen.

Carbon Copy = englisch, Druchschlag, Kopie
Abkürzung: CC

[10]Carbon Copy bezeichnet das Versenden einer Kopie einer Mail.



 
  Quellenverzeichnis:

[1] Quelle: http://www.evangelium.de/foren-hilfe.0.html
[2] Quelle: http://www.i-worker.de/listenregeln.html
[3] Quelle: http://www.inetbib.de/faq.html
[4] Quelle: http://www.sil.at/support/faq/mailinglistenfaq/#775
[5] Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Gruppenadresse
[6] Quelle: http://www2.math.uni-paderborn.de/rechnerbetrieb/faq/email/mailman.html#Mailingliste
[7] Quelle: http://www.gnu.org/software/mailman/index.html
[8] Quelle: Pegasus Mail System
[9] Quelle: http://netzikon.net/lexikon/b/bcc.html
[10]Quelle: http://netzikon.net/lexikon/b/bcc.html