Juni 2009: Auf dem Weg zu einem neuen Verbundsystem - MARC 21 und URM

Ausgangssituation – Formatveränderungen

Im Jahr 2004 hat der Standardisierungsausschuss, ein Zusammenschluss großer wissenschaftlicher Bibliotheken der Bundesrepublik Deutschland und der regionalen Verbundsysteme für das Bibliothekswesen der Bundesrepublik Deutschland, nach mehrjähriger Vorbereitung die Einführung des internationalen MARC 21-Formats als Austauschformat zwischen den deutschen Bibliotheksverbünden und der Deutschen Nationalbibliothek beschlossen. Die Kultusministerkonferenz hat diesen Beschluss und damit die Einführung eines neuen Formats bestätigt.

Von dieser Beschlusslage sind zunächst einmal die Bibliotheken nicht unmittelbar berührt, da das Austauschformat lediglich den Datenaustausch zwischen den Verbünden und der Deutschen Nationalbibliothek betrifft. Dennoch wirft dieser Formatwechsel die Frage nach dem Internformat auf, das innerhalb einer Verbundregion den Datenaustausch zwischen Verbunddatenbank und lokalen Bibliothekssystemen regelt. Hiervon sind unmittelbar auch die angeschlossenen Bibliotheken betroffen. Die Aufwände für die durch den Formatwechsel bedingte technische Umstellung wie auch für dadurch notwendige Veränderungen im Workflow sind noch nicht vollständig abzusehen, dürften jedoch nicht gering sein.

Seit Ende des Jahres 2007 arbeiteten die Aleph-Verbünde BVB, hbz, KOBV und obv sg an koordinierten Szenarien des Umstiegs auf das Format MARC 21 vor dem Hintergrund möglichst geringer Belastung der angeschlossenen Lokalsysteme. Ziel war die Erstellung gemeinsamer Spezifikationen, die abschließend zu einer Realisierung mit dem Hersteller Ex Libris führen sollten. In gemeinsamen Sitzungen und Workshops (u.a. mit Ex Libris) wurden verschiedene Umstiegsmodelle diskutiert und mündeten Ende 2008 schließlich in der Vorzugsvariante, den Umstieg auf das Austauschformat MARC 21 erst nach einem vorherigen Umstieg auf das Internformat MARC 21 vorzunehmen. Als Voraussetzung dafür sind jedoch in der Standard-MARC 21-Version des Aleph-Systems bestimmte Funktionalitäten zu entwickeln (z.B. Titel-Hierarchien, Normdaten-Verknüpfungen), die dem jetzigen Datenmodell, der Katalogisierungspraxis und der definierten MARC 21-Anwendung im deutschsprachigen Raum entsprechen. Leider hat sich im Januar 2009 herausgestellt, dass die Realisierung eines gemeinsamen Anforderungskatalogs der Aleph-Verbünde aus verschiedenen Gründen nicht möglich ist.

Veränderte Situation

Weiterentwicklungen der Bibliothekssysteme – vor allem der Firma Ex Libris unter dem Projektnamen URM (Uniform Ressource Management) – zeigen, dass hier in etwa drei bis fünf Jahren Systeme mit völlig neuen und moderneren Strukturen auf den Markt kommen werden. Hiermit sind auch entscheidende Veränderungen am Format von Seiten der Hersteller zu erwarten. Vor diesem Hintergrund haben die Aleph-Verbünde seit Januar 2009 verschiedene alternative Szenarien gegenüber der ursprünglichen Vorzugsvariante geprüft, die auch schon im Vorfeld diskutiert, aber zunächst verworfen worden waren:

• Umstieg auf ein MARC 21-Internformat mit (stark) reduzierten Funktionalitäten gegen-über dem ursprünglichen Anforderungskatalog

• Beibehaltung des jetzigen – MAB2 angenäherten – Internformats für die nächsten Jahre (Übergangszeit), Umstieg auf das Austauschformat MARC 21 zwischen den Verbünden und der DNB und Konzentrierung auf die zukünftige Systemumgebung

Positionierung

Das Hochschulbibliothekszentrum des Landes Nordrhein-Westfalen (hbz) und die Österreichische Bibliothekenverbund und Service GmbH (obv sg) haben sich entschieden, in den nächsten Jahren an dem jetzigen Internformat festzuhalten und lediglich das Austauschformat zwischen den Verbünden und der DNB an den Stellen auf MARC 21 umzustellen, die unabdingbar notwendig sind.

Hierdurch ist sichergestellt, dass ein Aufwand auf der Lokalsystemseite der Verbundteilnehmer weitestgehend entfällt. Die unterschiedlichen Positionen der Verbünde liegen z.T. in der weitgehend homogenen bzw. heterogenen Landschaft der jeweiligen Lokalsysteme begründet.

Argumentation

Folgende Argumente sprechen aus Sicht des hbz für die Beibehaltung des jetzigen Internformats und ausschließlich für den Umstieg auf das Austauschformat MARC 21 zwischen den Verbünden und der DNB:

• Hersteller von Bibliothekssystemen, darunter auch Ex Libris, entwickeln zurzeit neue Produkte auf einer veränderten technischen Basis. Das hbz beobachtet sorgfältig den Markt und engagiert sich nicht nur für dem Umstieg auf ein neues Internformat, sondern plant zukunftsorientiert eine neue Systemumgebung, mit deren Einführung in en nächsten drei bis fünf Jahren zu rechnen ist. Das hbz strebt eine strategische Partnerschaft mit Ex Libris bei der Entwicklung des Nachfolgeproduktes von Aleph 500 an.

• Mit der Einführung dieser neuen Entwicklungen wird ein Formatwechsel notwendig sein, eine Migration aus dem jetzigen Internformat wird keinen Nachteil darstellen; es wird nur einen „großen“ Umstieg auf ein neues Produkt und Format geben – Kosten, Ressourcen und Aufwände (lokal wie zentral) werden damit auf das neue Produkt konzentriert. Ein Umstieg vom weitergeführten Internformat auf die zukünftigen Datenmodelle wird auch von Ex Libris offiziell unterstützt.

• Für die an das hbz-Verbundsystem angeschlossenen Lokalsysteme (Aleph, Nicht-Aleph) sowie für die Katalogisierungsanwender werden in den nächsten Jahren keine wesentlichen Änderungen eintreten.

• Das hbz wird – unabhängig vom Internformat, so wie auch bisher – das MARC 21-Austauschformat für projektbezogene Aktivitäten unterstützen (Import/Export); Konvertierungen sind in beide Richtungen weitgehend ohne Datenverlust möglich (ab Aleph 500-Version 20).
  

• Infolge der Einführung von RDA sind Auswirkungen auf das Datenformat MARC 21 zu erwarten. Ein vorzeitiger Umstieg auf MARC 21 ist auch aus diesem Grund zu vermeiden.

Entscheidung hbz-Gremien

Die Kommission für Verbundsysteme und Lokalsysteme des Beirats des hbz hat in ihrer Sitzung am 5. Mai 2009 diesem Vorgehen grundsätzlich zugestimmt und eine entsprechende Empfehlung ausgesprochen. Der Beirat des hbz hat in seiner Sitzung am 29.5.2009 dieser Empfehlung ebenfalls zugestimmt, so dass MARC 21 als Austauschformat zwischen den Verbünden und der DNB einzusetzen ist und weiterhin das derzeitige Aleph-Internformat im deutschsprachigen Raum zu verwenden. Die angestrebte strategische Partnerschaft mit Ex Libris wird vom Beirat begrüßt.