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LASeR - Die Lösung

LASeR soll als bundesweites ERM-System sowohl die Übernahme von Bestands- und Lizenzinformationen vereinfachen als auch die einzelnen Arbeitsschritte in der Lizenzverwaltung organisieren, so dass Mehrfacharbeit zukünftig vermieden wird.

Bibliotheken und Konsortialführer nutzen gegenwärtig unterschiedlichste Instrumente, um die Verwaltung elektronischer Ressourcen zu meistern. Da sie hierfür nicht auf die bewährten Strukturen der Erwerbung und Verwaltung von Print-Medien zurückgreifen können, entstehen schlecht integrierte Teillösungen. Die Übernahme von bestehenden Informationen ist nur in seltenen Fällen möglich und zwischen den einzelnen Arbeitsschritten existieren beinahe unausweichlich Medienbrüche. LASeR hat den Anspruch, diese Brüche aufzuheben und als bundesweites ERM-System sowohl die Übernahme von Bestands- und Lizenzinformationen zu vereinfachen als auch die einzelnen Arbeitsschritte in der Lizenzverwaltung zu organisieren, so dass Mehrfacharbeit zukünftig vermieden wird.

LASeR für Bibliotheken

Für Bibliotheken bestehen die Herausforderungen bei der Verwaltung ihrer elektronischen Ressourcen insbesondere in der schlechten Integrierbarkeit in Bibliotheksmanagementsysteme und der Aufsplittung ihres Lizenzportfolios in bilateral, konsortial und national lizenzierte Inhalte, mit jeweils unterschiedlichen Abläufen, Kündigungsfristen und Ansprechpartnern.

Bessere Übersicht über das Lizenzportfolio

LASeR wird den Bibliotheken eine bessere Übersicht über ihr Lizenzportfolio verschaffen, indem Daten zu Konsortial- und Allianzlizenzen automatisch durch die Konsortialführer eingespielt werden. Zusätzlich kann jede Bibliothek ihre bilateralen Lizenzbeziehungen in LASeR dokumentieren und auf die dort vorhandenen Tools zur Verwaltung zurückgreifen, z. B. Erinnerungen für Kündigungsfristen oder über Standardschnittstellen die konsortialen und nationalen Lizenzinformationen in ihr eigenes ERM-System einspielen.

Bessere Daten

LASeR wird den gemeinsamen Zugriff auf normierte Daten ermöglichen, indem ein zentraler Datenbestand geschaffen wird, dessen Basis die Daten der ZDB, der EZB und der offenen Knowledge Base GOKb sind. Diese Daten werden durch die projektbeteiligten Konsortialstellen entsprechend angereichert, so dass den Bibliotheken genau die für sie wichtigen Daten zur Verfügung stehen.

Bessere Statistiken

LASeR wird durch die Integration des Nationalen Statistikservers die Vergleichbarkeit von Zugriffsstatistiken erhöhen und den Aufwand für die Auswertung reduzieren. Über die SUSHI-Schnittstelle werden Statistiken im COUNTER-Format direkt bei den Anbietern abgeholt und in LASeR zentral zum Abruf bereitgestellt. Dadurch entfällt der manuelle Einzelabruf von Statistiken über die verschiedenen Anbieterportale.

Bessere Kommunikation

LASeR bietet über seine Oberfläche automatische Rückmeldefunktionalitäten, die z. B. die Verlängerung von konsortial lizenzierten Produkten per E-Mail überflüssig machen. Bedarfsumfragen und Testwünsche können so unkompliziert kommuniziert werden und sind eindeutig zuzuordnen.

LASeR für Konsortialführer

Für Konsortialführer bestehen die Herausforderungen in der Lizenzverwaltung insbesondere in der Nachhaltung von Kündigungsfristen und anderen Vertragsdaten sowie in der Kommunikation mit Anbietern und teilnehmenden Bibliotheken. Aufgrund der großen Anzahl von Produkten auf der einen Seite und der großen Anzahl von Teilnehmern auf der anderen Seite sind einheitliche Abläufe essentiell für das Management von Konsortiallizenzen. Da bestehende ERM-Systeme in der Regel nicht die konsortialen Bedürfnisse abdecken, verwenden Konsortialführer häufig eigene Datenbanklösungen, Tabellenkalkulationsprogramme oder E-Mail-Archive, um die Übersicht über ihre Konsortialbeziehungen zu behalten. LASeR unterstützt Konsortialführer durch die Vereinheitlichung von Daten, Datenablage und Arbeitsabläufen, ohne dabei die individuellen Rahmenbedingungen der Konsortialarbeit aus den Augen zu verlieren.

Einheitliche Daten

Die LASeR Knowledge Base bietet einen normierten Datenbestand, der durch die Konsortialführer mit ihren jeweiligen Vertragsdaten und Informationen zu Konsortial-, National- und Allianzlizenzen angereichert wird, z. B. Anbieterstammdaten, Vertragsdokumente, Laufzeiten, Kündigungsfristen, Archivrechte, Preise, Teilnehmerbibliotheken und Kontaktinformationen.

Einheitliche Abläufe

LASeR ermöglicht die zentrale Ablage aller konsortial relevanten Daten und die Einrichtung von unterstützenden Arbeitsroutinen. Dies reduziert Einarbeitungszeiten im Vertretungsfall und trägt zu einem strukturierten Ablauf aller konsortialen Arbeitsschritte bei.

Einheitliche Rückmeldungen

Mit LASeR kommunizieren Konsortialführer und Konsortialteilnehmer über einen Kanal. Renewals, Bedarfsermittlungen, Testwünsche und Angebote zur Neugründung von Konsortien werden über ein einheitliches Rückmeldetool übermittelt. Hierdurch ist sichergestellt, dass allen Parteien die jeweils benötigen Daten vorliegen, um die gewünschten Aktionen vorzunehmen. Durch die standardisierte Abfragemöglichkeit wird das Risiko gemindert, dass Rückmeldungen "verloren" gehen oder ausstehende Rückmeldungen übersehen werden.

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