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FAQ Mailinglisten

Häufig gestellte Fragen zur Benutzung der vom hbz verwalteten Mailinglisten

Für den Informationsaustausch stellt das hbz seinen Kunden eine Reihe von produktbezogenen Mailinglisten zur Verfügung. An dieser Stelle findet sich eine Zusammenstellung von Antworten auf die häufigsten Fragen zu Abonnement und Benutzung der Mailinglisten.

Grundlegendes

Was ist eine Mailingliste?

Eine Mailingliste ist ein E-Mail-Verteiler, welcher in der Regel zu einem bestimmten Thema angelegt wird. Praktisch besteht eine Mailingliste aus einer E-Mail-Adresse und einer Software. Mit dieser Software kann die Aussendung an die jeweilige E-Mail-Adresse geregelt werden: Wird eine E-Mail an die E-Mail-Adresse der Liste geschickt, erhält prinzipiell jede E-Mail-Adresse auf der Liste diese E-Mail. In Bezug auf das Senden, kann jedoch definiert werden, wer von den Teilnehmenden der jeweiligen Liste berechtigt ist, Mails an die Liste zu schicken. Dadurch können Mailinglisten sowohl als offene Diskussions-Plattform als auch als reines Mitteilungsmedium ("Newsletter") verwendet werden.

Welche Mailinglisten werden vom hbz verwaltet?

Eine Übersicht über die produktbezogenen Mailinglisten des hbz finden Sie hier.

Listenfinder
1. Die Webseite der Listenaufführungen aufrufen
   (über https://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo).
2. Den "Listenfinder" anklicken. (Achtung den exakten Namen der Liste eintragen.)
3. Abschicken und man landet sofort auf der Listenwebseite.

Wir empfehlen unseren Kundenbibliotheken, die Liste "hbz-Betrieb" zu abonnieren. Diese Liste informiert aktuell über Betriebsstörungen und Ausfälle von hbz-Diensten sowie über Dienstausfälle anderer Anbieter, die Auswirkungen auf den Betrieb im hbz haben.
hbz-Betrieb ist eine reine Informationsliste. Bitte schreiben Sie deshalb keine E-Mails an diese Liste.

Welche Technologie wird für die Mailinglisten verwendet?

Die Mailinglisten im hbz werden mit der Technologie „Mailman“ zur Verfügung gestellt.
Mailman ist eine freie Software für das Handhaben von Diskussionsforen. Umfangreichere Informationen hierzu erhalten Sie bei Bedarf unter der englischsprachigen URL: http://www.gnu.org/software/mailman/index.html.

An- und Abmeldung

Wie melde ich mich an? Wie kann ich eine Mailingliste abonnieren?

Um eine Liste zu subskribieren, besuchen Sie folgende Seite: http://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo
Klicken Sie hier auf die gewünschte Mailingliste und befolgen Sie die angezeigten Hinweise zum Abonnieren einer Mailingliste. Verwenden Sie nach Möglichkeit dabei bitte keine Gruppen-/Sammeladressen.

In einer Liste einschreiben:
Mitgliedschaft
1. Die Webseite der Liste aufrufen.
2. Den Punkt "Mitgliedschaft" auswählen.
3. E-Mailadresse eintragen, Häkchen setzen (ja ich stimme ...) "Anfrage abschicken"
4. Sie erhalten eine Nachricht in Ihr Postfach, nach erfolgter Bestätigung bekommen Sie eine  
    Willkommensnachricht mit wichtigen Informationen.

 

Ich finde meine Willkommensemail nicht mehr. Wo finde ich die entsprechenden Informationen?

Sollte Ihnen der Willkommentext nicht mehr vorliegen:

1. Listenseite aufrufen.
(https://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo)
2. Auf der Details zur Mailingliste das gewünschte auswählen, am Schnellsten geht es über die  Sprungziele z.B. "Mitgliedschaften"
3. Im Unterpunkt "Selbstverwaltung" E-Mailadresse eintragen, abschicken.
4. „Der Willkommenstext“ wird Ihnen angezeigt.

Wie kann ich mich aus einer Mailingliste austragen?

Sie besuchen folgende Seite
: http://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo
Bitte klicken Sie auf die Liste, aus der Sie sich austragen wollen.

Kündigung einer Listenmitgliedschaft:
Kündigung
1. Die Webseite der Liste aufrufen.
2. Den Punkt "Mitgliedschaft" auswählen.
3. Im Unterpunkt "Selbstverwaltung" Adresse eintragen "Anfrage abschicken" betätigen.
4. Jetzt wird der "Mitglieder-Login" angezeigt (Hier wird das Passwort benötigt).
5. Zum Punkt "Kündigung" gehen, dort ein Häkchen setzen "Ja, Ich möchte die Mitgliedschaft wirklich
    kündigen"   "Kündigung der Mitgliedschaft" bestätigen.
6. Sie erhalten in Ihr Postfach diese Nachricht: "Sie haben die Mailingliste "Listennamen"  abbestellt"  

Allgemeine Benutzungshinweise

Wer darf an eine Mailingliste schreiben?

An eine Mailingliste dürfen nur eingetragene Adressen schreiben!

Worauf muss ich beim Versenden von Nachrichten an die Mailinglisten achten?

  • Bitte achten Sie beim Schreiben als Empfänger darauf, die richtige Listen-Adresse z. B. rabe@listen.hbz-nrw.de zu verwenden.
    Andere Adressen wie rabe-bounces@listen.hbz-nrw.de oder die Verwendung von Präfixen wie z. B. "bounces", "confirm", "owner" oder "request" dienen dem Mitgliedermanagement.
  • Um die Lesbarkeit zu gewährleisten empfehlen wir auf HTML-Formatierung und Client-spezifische Einstellungen zu verzichten. Damit jeder ohne Schwierigkeiten die Mail lesen kann, sollte hier die Einstellung auf "reinen Text" (Plain-Text) erfolgen.
  • Bitte benutzen Sie beim Versenden über Mailman keine Kopien (Nachrichten in CC = Carbon Copy). Blind Kopien (BCC = Blind Carbon Copy) werden vom Mailmansystem geblockt! Zudem könnte die Obergrenze der Empfängerzahl dadurch überschritten werden.
  • Es dürfen keine Dateianhänge über die Mailingliste verteilt werden. Darin eventuell verborgene Viren sollen vom Mailserver nicht gestreut werden. Außerdem wird so eine unnötig hohe Datenlast beim Empfang und Verteilen der Mails produziert.
  • Achten Sie auf einen freundlichen Umgang untereinander. Freundlichkeit und konsequente Hilfsbereitschaft sind das A und O einer Liste. Hier treffen viele Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Interessen sowie Vorkenntnissen zusammen. Was dem einen selbstverständlich ist, mag dem anderen neu sein und umgekehrt. Unabhängig davon sind Beleidigungen, Arroganz und andere böse Worte absolut unwillkommen. Daher sind ein sprachlich rücksichtsloser Umgang miteinander, Verleumdungen und politische Entgleisungen unerwünscht.

 

Ich möchte den Mitgliedern einer Mailingliste eine Datei (PDF, Bilder o. ä.) zur Verfügung stellen. Wie mache ich das?

Es ist nicht gestattet Dateianhänge über die Liste zu verteilen, da diese Viren enthalten können.
Viele Institutionen, nehmen Mails mit Anhängen nicht entgegen, lehnen diese ab.
Ausführlichere Informationen, PDF-Dateien, Bilder oder sonstige Dateien legt man am Besten auf dem Web-Server vor Ort ab und gibt in der Mail nur die Internet-Adresse (URL) dieser Web-Seite oder Download-Datei an. Die Abonnementen können diese dann in der Mail direkt anklicken. Sollten Sie diesbezüglich Hilfe benötigen, sprechen Sie uns an.

Welche Grenzen wurden für Nachrichten an eine Mailingliste festgelegt?

Folgende Werte wurden für die Mailing listen festgelegt:

  • Maximale Größe eines Nachrichtentextes in Megabyte (MB): 3 MB
    • Achtung: Davon weichen die Listen "forumoeb" (2 MB) und "Rabe" (2 MB) ab.
  • Obergrenze der Empfängeranzahl einer Veröffentlichung (im 'To:''CC' aufgeführte Adressen): 10 Empfänger.

 

Kann ich eine Mail gleichzeitig an eine Mailingliste und an weitere externe Empfänger senden?

Ist es erforderlich eine E-Mail an eine Mailingliste und zusätzlich noch an externe Empfänger zu versenden, empfiehlt es sich, die E-Mail jeweils separat zu verschicken.

Was sollte ich im Fall von Abwesenheit (zum Beispiel Urlaub) beachten?

Sollten Sie beabsichtigen (oder die Vorgabe haben) eine Abwesenheitsnotiz (Out of Office) zu aktivieren, denken Sie bitte auch daran in Ihrem Mailprogramm für Mailinglisten eine Ausnahmeregel zu definieren.
Oder nutzen Sie die Möglichkeit über die Internetseite der Liste den Empfang der Nachrichten vorübergehend auszusetzen (siehe Persönliche Einstellungen).

Wo finde ich ältere Beiträge der Mailinglisten? Gibt es ein Archiv?

(Auskunft des behördlichen Datenschutzbeauftragten des hbz)

Zum 25.05.2018 erhält die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) volle Wirkkraft. Das hbz nimmt die DSGVO ernst und wird Datenschutz gemäß DSGVO gewährleisten.
Damit ist in Artikel 17 das Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden) geregelt: eine betroffene Person kann verlangen, dass die sie betreffenden personenbezogenen Daten ohne unangemessene Verzögerung gelöscht werden.
Dementsprechend wäre ein entsprechendes Löschkonzept für die Archivfunktion von unseren Mailinglisten zwingend notwendig. Da ein solches nur mit unverhältnismäßig hohem personellen Aufwand zu bewerkstelligen und somit nicht wirtschaftlich wäre, haben wir uns entschieden, ab sofort die Archivfunktion in unseren Mailing listen abzuschalten.
Wir bitten um Verständnis für diese Entscheidung.

Persönliche Einstellungen

Welche persönlichen Einstellungen kann ich vornehmen?

Zu folgenden Punkten können Sie Einstellungen ändern:

Persönliche Einstellungen für die Mailingliste vornehmen am Beispiel "Erhalt der eigenen Nachrichten"

Es gibt folgende Auswahlmöglichkeiten:
a) Nachrichtenzustellung
b) Zusammenfassungsmodus
c) Wollen Sie Ihre eigenen Nachrichten über die Liste erhalten?
d) Bestätigungsmail, wenn Sie E-Mail an die Liste schicken?
e) Mehrfache Kopien von Nachrichten vermeiden?

1. Listenseite aufrufen.
(https://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo)
2. Auf der Details zur Mailingliste das gewünschte auswählen, am Schnellsten geht es über
    die Sprungziele z.B. "Mitgliedschaften"
3. Im Unterpunkt "Selbstverwaltung" E-Mailadresse eintragen, abschicken.
4. Die Mitglieder-Login wird angezeigt. Hier Passwort eingeben, anmelden anklicken.
5. Gewünschte Änderungen vornehmen z.B "Wollen Sie Ihre eigenen Nachrichten über die
     Liste erhalten?" Hier "ja" anklicken.

Auch kann man "Bestätigungsmail, wenn Sie E-Mail an die Liste schicken? mit "ja" aktivieren.

Es gibt auch die Möglichkeit "Mehrfache Kopien von Nachrichten vermeiden?" zu aktivieren.
6. Zum Schluss nicht vergessen am Ende der Seite "Einstellungen speichern" zu betätigen.

 

Wie kann ich die persönlichen Einstellungen vornehmen?

Rufen Sie dazu die URL Ihrer persönliche Einstellungsseite auf, die Sie in der Willkommensmail erhalten haben.

Alternativ kommen Sie über folgende Schritte zu Ihrer persönlichen Einstellungsseite:

Persönliche Einstellungen abfragen über den Unterpunkt „Selbstverwaltung"

1. Listenseite aufrufen. (https://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo)
2. Auf der Details zur Mailingliste das gewünschte auswählen, am Schnellsten geht es über die Sprungziele z.B. "Mitgliedschaften"
3. Im Unterpunkt "Selbstverwaltung" E-Mailadresse eintragen, abschicken.
4. Die Mitglieder-Login wird angezeigt. Hier Passwort eingeben, anmelden anklicken.

 

In der Liste der Abonnenten unsichtbar machen?

Rufen Sie dazu die URLIhrer persönlichen Einstellungsseite auf, die Sie in der Willkommensmail erhalten haben.

Alternativ kommen Sie über folgende Schritte zu Ihrer persönlichen Einstellungsseite:

 Persönliche Einstellungen für die Mailingliste vornehmen am Beispiel "In der Liste der Abonnenten unsichtbar machen"

1. Listenseite aufrufen. (https://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo)
2. Auf der Details zur Mailingliste das gewünschte auswählen, am Schnellsten geht es über die 
    Sprungziele z.B. "Mitgliedschaften"
3. Im Unterpunkt "Selbstverwaltung" E-Mailadresse eintragen, abschicken.
4. Der Mitglieder-Login wird angezeigt. Unter dem Punkt Privatsphäre "Im abrufbaren
    Mitgliederverzeichnis verbergen?" Auswahl treffen.

Listenmitgliedschaften auflisten lassen?


1. Eine Listen Webseite aufrufen in der die eigene E-Mail-Adresse eingetragen ist.
2. Unter dem Punkt "Selbstverwaltung" E-Mail-Adresse eintragen abschicken.
3. Jetzt ist man auf der "Mitglieder-Login" Seite. Hier wird ein Passwort verlangt.
"Anmelden" anklicken.
Sollte man dieses nicht griffbereit haben unter dem Punkt "Passwort vergessen" Passwort per E-Mail
 zuschicken anklicken.
4. Unter dem Punkt "Auflistungen" den Unterpunkt "Ihre Mitgliedschaften" Meine anderen Mitgliedschaften auflisten anklicken. Es werden dann alle Mitgliedschaften aufgeführt.

Wie komme ich an mein Passwort?

Persönliche Einstellungen für die Mailingliste vornehmen am Beispiel "Passwort zusenden"

1. Listenseite aufrufen.
  (https://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo)
2. Auf der Details zur Mailingliste das gewünschte auswählen, am Schnellsten geht es über die
    Sprungziele z.B. "Mitgliedschaften"
3. Im Unterpunkt "Selbstverwaltung" E-Mailadresse eintragen, abschicken.
4. Der Mitglieder-Login wird angezeigt. Unter dem Punkt "Passwort vergessen" Passwort per E-Mail
    zuschicken anklicken.

Alternativ können Sie sich das Passwort auch über eine unsignierte und unverschlüsselte E-Mail an listenname-request@listen.hbz-nrw.de (z. B. rabe-request@listen.hbz-nrw.de) zuschicken lassen. Geben Sie dazu das Wort "password" im Betreff oder im Textfeld ein und senden Sie die E-Mail ab. Aber Achtung: Achten Sie auf die korrekte Adressierung listenname-request@listen.hbz-nrw.de

Wie ändere ich mein Passwort?

Persönliche Einstellungen für die Mailingliste vornehmen am Beispiel "Passwort ändern"

1. Listenseite aufrufen.(https://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo)
2. Auf der Details zur Mailingliste das gewünschte auswählen, am Schnellsten geht es über
    die Sprungziele z.B. "Mitgliedschaften"
3. Im Unterpunkt "Selbstverwaltung" E-Mailadresse eintragen, abschicken.
4. Der Mitglieder-Login wird angezeigt. Hier Passwort eingeben, anmelden anklicken.
5. Gewünschte Änderungen vornehmen z.B ein Passwort ändern, nach Abänderung, mit
    "Mein Passwort ändern" bestätigen.

Wie kann ich den Empfang von Nachrichten vorübergehend aussetzen (z. B. bei Urlaub)?

Persönliche Einstellungen für die Mailingliste vornehmen am Beispiel "Urlaub"

1. Listenseite aufrufen. (https://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo)
2. Auf der Details zur Mailingliste das gewünschte auswählen, am Schnellsten geht es über die
    Sprungziele z.B. "Mitgliedschaften"
3. Im Unterpunkt "Selbstverwaltung" E-Mailadresse eintragen, abschicken.
4. Der Mitglieder-Login wird angezeigt. Hier Passwort eingeben, anmelden anklicken.
5. Gewünschte Änderungen vornehmen z.B  "Nachrichtenzustellung" "Aus" bestätigen.
   Vergessen Sie nicht, diese nach Ihrem Urlaub wieder anzustellen!

Ich bin in mehreren Listen eingetragen. Kann ich die persönlichen Einstellungen auch für alle Listen-Abonnements gleichzeitig ändern?

Sollten Sie auf mehreren Listen eingeschrieben sein, können Sie über die Seite der "persönlichen Einstellungen" global Änderungen vornehmen, wie zum Beispiel ein Passwort für alle Listen vergeben oder sich gleichzeitig auf allen Listen beurlauben; dazu ist es nur erforderlich das Kästchen "Global ändern" anzukreuzen.

Fragen und Kommentare

An wen kann ich mich mit Fragen und/oder Kommentaren wenden?

Bei Fragen und Kommentaren schreiben Sie bitte an Listen-Admin@hbz-nrw.de

Was muss ich beachten, wenn ich mich an das Moderatorenteam wende?

Für die Beantwortung Ihrer Fragen und die Lösung von Problemen ist es wichtig, dass Sie Ihr Anliegen klar formulieren und den Moderatoren ausreichend Informationen geben.

Wichtige Informationen sind unter Anderem:

  • Bei welcher Liste oder welchen Listen bin ich eingeschrieben.
  • Mit welchen Adressen bin ich eingeschrieben.
  • Was ist mein Vorhaben.
  • Welche technischen Rückmeldungen habe ich von Mailman erhalten.
  • Wie bin ich erreichbar.

 

Auszug aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Auswirkung auf die beim hbz geführten Mailinglisten

9.Registrierung Mailinglisten

9.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Internetseite bieten wir Nutzern die Möglichkeit, sich unter Angabe personenbezogener Daten zu registrieren.
Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an uns übermittelt und gespeichert. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt.
Folgende Daten werden im Rahmen des Registrierungsprozesses erhoben:

 

    • E-Mail Adresse
    • Name (optional)
    • Passwort Im Zeitpunkt der Registrierung werden zudem folgende Daten gespeichert:

 

    • Die IP-Adresse des Nutzers
    • Datum und Uhrzeit der Registrierung Im Rahmen des Registrierungsprozesses wird eine Einwilligung des Nutzers zur Verarbeitung dieser Daten eingeholt.

 

    Listenarchive werden nicht geführt.

9.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Dient die Registrierung der Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der Nutzer ist oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9.3 Zweck der Datenverarbeitung

Die Registrierung für die E-Maillisten ist notwendig, damit Sie die E-Mails empfangen können und an die Liste schreiben dürfen.

9.4 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie sich von der jeweiligen Liste abgemeldet haben.
Dies ist für die während des Registrierungsvorgangs erhobenen Daten der Fall, wenn die Registrierung auf unserer Internetseite aufgehoben oder abgeändert wird.

9.5 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Als Nutzer haben sie jederzeit die Möglichkeit, die Registrierung aufzulösen.
Die über Sie gespeicherten Daten können Sie jederzeit abändern lassen. Um sich von einer E-Mailliste abzumelden oder Ihre Daten zu ändern, gehen Sie auf die Informationsseite der entsprechenden E-Mail http://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo.
Unter dem Punkt „Austragen / Ändern einer Mailadresse„ steht Ihnen diese Möglichkeit zur Verfügung.

 

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