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FAQ Mailinglisten

Häufig gestellte Fragen zur Benutzung der vom hbz verwalteten Mailinglisten

Für den Informationsaustausch stellt das hbz seinen Kunden eine Reihe von produktbezogenen Mailing listen zur Verfügung. An dieser Stelle findet sich eine Zusammenstellung von Antworten auf die häufigsten Fragen zu Abonnement und Benutzung der Mailing listen.

Grundlegendes

Was ist eine Mailingliste?

Eine Mailing liste ist ein E-Mail-Verteiler, welcher in der Regel zu einem bestimmten Thema angelegt wird. Praktisch besteht eine Mailing liste aus einer E-Mail-Adresse und einer software. Mit dieser kann die Aussendung an die jeweilige E-Mail-Adresse geregelt werden: Prinzipiell erhält jede E-Mail-Adresse auf der Liste jede E-Mail, die an die Mail-Adresse der Liste geschickt wird. Allerdings kann definiert werden, wer alles berechtigt ist, Mails an die Liste zu schicken. Dadurch können Mailing listen sowohl als offene Diskussions-Plattform als auch als reines Mitteilungsmedium [Newsletter] verwendet werden.

Welche Mailinglisten werden vom hbz verwaltet?

Eine Übersicht über die produktbezogenen Mailing listen des hbz finden Sie hier.

Wir empfehlen unseren Kunden/-Innen das Abonnement der Liste "hbz-Betrieb", der Informationsliste des hbz. Sie informiert aktuell über Betriebsstörungen und Ausfälle von hbz-Diensten sowie über Dienstausfälle anderer Anbieter, die Auswirkungen auf den Betrieb im hbz haben.
hbz-Betrieb ist eine reine Informationsliste. Bitte schreiben Sie deshalb keine E-Mailsan diese Liste.

Welche Technologie wird für die Mailinglisten verwendet?

Die Mailing listen im hbz werden mit der Technologie „Mailman“ zur Verfügung gestellt.
Mailman ist eine freie Software für das Handhaben von Diskussionsforen. Umfangreichere Informationen hierzu erhalten Sie bei Bedarf unter der englischsprachigen URL: http://www.gnu.org/software/mailman/index.html.

An- und Abmeldung

Wie melde ich mich an? Wie kann ich eine Mailingliste abonnieren?

Um eine Liste zu subskribieren, besuchen Sie folgende Seite: http://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo
Klicken Sie hier auf die gewünschte Mailing liste und befolgen Sie die angezeigten Hinweise zum Abonnieren einer Mailing liste. Verwenden Sie nach Möglichkeit dabei bitte keine Gruppen-/Sammeladressen.

Nach erfolgreicher Anmeldung bei einer (oder mehreren) vom hbz geführten Mailing listen erhalten Sie eine (oder mehrere, für jede Mailing liste seperate) Willkommensmail. Diese bitte gut aufbewahren, denn sie enthält für Sie wichtige Informationen zu folgenden Themen:

  • Inhaltliches
  • Formales
  • Nachrichten an diese Liste schicken Sie bitte an die E-Mail-Adresse der Liste (listenname@listen.hbz-nrw.de)
  • Allgemeine Informationen
  • Ihre persönliche Einstellungsseite
    Hinweis: Bitte verschicken Sie die URL Ihrer persönlichen Einstellungsseite nicht über das Internet z. B. an das Moderatorenteam, Ihre persönlichen Daten sind dann frei verfügbar für jeden.
  • Ihr Passwort
    Hinweis: Zu Ihrem eigenen Schutz sollten Sie das mitgeteilte kryptische Passwort aus der Willkommensmail durch ein eigenes Passwort ersetzen (es sei denn, Sie haben schon von vorn herein ein eigenes Passwort gewählt). Dieses Passwort kennen dann nur Sie!


Beispiel Auszug aus dem Willkommenstext:

„Willkommen auf der Mailing liste [listenname]@listen.hbz-nrw.de!

Inhaltliches:
Diese Liste wurde im Juli 1998 von Mitarbeitern ...

[listenname] ist eine Mailing liste. Das bedeutet, dass eine Mail an [listenname] immer an
alle Teilnehmer der Liste verteilt wird. ...

Nachrichten an diese Liste schicken Sie bitte an die E-Mail-Adresse:
  [listenname]@listen.hbz-nrw.de

Allgemeine Informationen über die Mailing liste finden Sie unter:
 http://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo/[listenname]

Falls Sie Ihr Abonnement ändern wollen, besuchen Sie bitte Ihre
persönliche Einstellungsseite:
 http://listen.hbz-nrw.de/mailman/options/listenname/mustermann%40hbz-nrw.de

Um Missbrauch vorzubeugen, benötigen Sie ein Passwort um den Bezug der
Mailing liste zu kündigen oder andere Änderungen vorzunehmen. Es lautet:
Ab8y+yZ9

Auf der Webseite mit den persönliche Einstellungen gibt es einen
Knopf, der Ihnen Ihr Passwort zumailt.
Normalerweise erhalten Sie von Mailman jeden Monat eine E-Mail, die
Ihre Abonnements auf listen.hbz-nrw.de und die Passwörter auflistet.
Diese Erinnerungsmail enthält auch Informationen darüber, wie Sie Ihr
Abonnement kündigen oder Ihre Abonnement-Einstellungen ändern können.
Sie können auch diese Einstellung ändern, sodass Sie keine Erinnerungsmail bekommen. (Nicht empfehlenswert!)“

Ich finde meine Willkommensemail nicht mehr. Wo finde ich die entsprechenden Informationen?

Sollte Ihnen der Willkommentext nicht mehr vorliegen, rufen Sie Ihre persönliche Einstellungsseite auf (siehe Persönliche Einstellungen).

Wie kann ich mich aus einer Mailingliste austragen?

Sie besuchen folgende Seite: http://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo
Bitte klicken Sie auf die Liste, aus der Sie sich austragen wollen. Unten auf der Seite finden Sie den Punkt "Austragen/Ändern einer Mailadresse". Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse, mit der Sie in der Liste stehen, in das leerstehende Feld ein und klicken Sie auf den Button rechts daneben. Anschließend müssen Sie den Anweisungen unter dem Punkt "Kündigung des Abos" folgen.

Allgemeine Benutzungshinweise

Wer darf an eine Mailingliste schreiben?

An eine Mailing liste dürfen nur eingetragene Adressen schreiben!

Worauf muss ich beim Versenden von Nachrichten an die Mailinglisten achten?

  • Bitte achten Sie beim Schreiben als Empfänger darauf, die richtige Listen-Adresse z. B. rabe@listen.hbz-nrw.de zu verwenden.
    Andere Adressen wie rabe-bounces@listen.hbz-nrw.de oder die Verwendung von Präfixen wie z. B. "bounces", "confirm", "owner" oder "request" dienen dem Mitgliedermanagement.
  • Um die Lesbarkeit zu gewährleisten empfehlen wir auf HTML-Formatierung und Client-spezifische Einstellungen zu verzichten. Damit jeder ohne Schwierigkeiten die Mail lesen kann, sollte hier die Einstellung auf "reinen Text" (Plain-Text) erfolgen.
  • Bitte benutzen Sie beim Versenden über Mailman keine Kopien (Nachrichten in CC = Carbon Copy). Blind Kopien (BCC = Blind Carbon Copy) werden vom Mailmansystem geblockt! Zudem könnte die Obergrenze der Empfängerzahl dadurch überschritten werden.
  • Es dürfen keine Dateianhänge über die Mailing liste verteilt werden. Darin eventuell verborgene Viren sollen vom Mailserver nicht gestreut werden. Außerdem wird so eine unnötig hohe Datenlast beim Empfang und Verteilen der Mails produziert.
  • Achten Sie auf einen freundlichen Umgang untereinander. Freundlichkeit und konsequente Hilfsbereitschaft sind das A und O einer Liste. Hier treffen viele Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Interessen sowie Vorkenntnissen zusammen. Was dem einen selbstverständlich ist, mag dem anderen neu sein und umgekehrt. Unabhängig davon sind Beleidigungen, Arroganz und andere böse Worte absolut unwillkommen. Daher sind ein sprachlich rücksichtsloser Umgang miteinander, Verleumdungen und politische Entgleisungen unerwünscht.

 

Ich möchte den Mitgliedern einer Mailingliste eine Datei (PDF, Bilder o. ä.) zur Verfügung stellen. Wie mache ich das?

Es ist nicht gestattet Dateianhänge über die Liste zu verteilen, da diese Viren enthalten können.
Viele Institutionen, nehmen Mails mit Anhängen nicht entgegen, lehnen diese ab.
Ausführlichere Informationen, PDF-Dateien, Bilder oder sonstige Dateien legt man am Besten auf dem Web-Server vor Ort ab und gibt in der Mail nur die Internet-Adresse (URL) dieser Web-Seite oder Download-Datei an. Die Abonnementen können diese dann in der Mail direkt anklicken. Sollten Sie diesbezüglich Hilfe benötigen, sprechen Sie uns an.

Welche Grenzen wurden für Nachrichten an eine Mailingliste festgelegt?

Folgende Werte wurden für die Mailing listen festgelegt:

  • Maximale Größe eines Nachrichtentextes in Megabyte (MB): 3 MB
    • Achtung: Davon weichen die Listen "forumoeb" (2 MB) und "Rabe" (2 MB) ab.
  • Obergrenze der Empfängeranzahl einer Veröffentlichung (im 'To:''CC' aufgeführte Adressen): 10 Empfänger.

 

Kann ich eine Mail gleichzeitig an eine Mailingliste und an weitere externe Empfänger senden?

Ist es erforderlich eine E-Mail an eine Mailing liste und zusätzlich noch an externe Empfänger zu versenden, empfiehlt es sich, die E-Mail jeweils separat zu verschicken.

Was sollte ich im Fall von Abwesenheit (zum Beispiel Urlaub) beachten?

Sollten Sie beabsichtigen (oder die Vorgabe haben) eine Abwesenheitsnotiz (Out of Office) zu aktivieren, denken Sie bitte auch daran in Ihrem Mailprogramm für Mailing listen eine Ausnahmeregel zu definieren.
Oder nutzen Sie die Möglichkeit über die Internetseite der Liste den Empfang der Nachrichten vorübergehend auszusetzen (siehe Persönliche Einstellungen).

Wo finde ich ältere Beiträge der Mailinglisten? Gibt es ein Archiv?

Liebe Nutzerin, lieber Nutzer von hbz-Maillinglisten,
zum 25.05.2018 erhält die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) volle Wirkkraft. Das hbz nimmt die DSGVO ernst und wird Datenschutz gemäß DSGVO gewährleisten.
Damit ist in Artikel 17 das Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden) geregelt: eine betroffene Person kann verlangen, dass die sie betreffende personenbezogenen Daten ohne unangemessene Verzögerung gelöscht werden.
Dementsprechend wäre ein entsprechendes Löschkonzept für die Archivfunktion von unseren Mailing listen zwingend notwendig. Da ein solches nur mit unverhältnismäßig hohem personellen Aufwand zu bewerkstelligen und somit nicht wirtschaftlich wäre, haben wir uns entschieden, ab sofort die Archivfunktion in unseren Mailing listen abzuschalten.
Wir bitten um Verständnis für diese Entscheidung.
Mit freundlichen Grüßen
Michael Nelißen
behördlicher Datenschutzbeauftragter des hbz

Persönliche Einstellungen

Welche persönlichen Einstellungen kann ich vornehmen?

Zu folgenden Punkten können Sie Einstellungen ändern:

  • Passwort ändern
  • Mailzustellung
  • Zusammenfassungs-Modus
  • MIME oder Plain Text Zusammenfassungen?
  • Wollen Sie Ihre eigenen Nachrichten über die Liste zurückerhalten?
  • BestätigungsMail wenn Sie E-Mail an die Liste schicken?
  • Monatliche Erinnerungsmail mit Passwort?
    (Dieser Service wird seit Oktober 2014 nicht mehr angeboten.)
  • In der Liste der Abonnenten unsichtbar machen?
  • Welche Sprache bevorzugen Sie?
  • Welche Themen interessieren Sie?
  • Möchten Sie Nachrichten erhalten, auf die kein Themen-Filter "passt"?
  • Mehrfache Kopien von Nachrichten vermeiden?

 

Wie kann ich die persönlichen Einstellungen vornehmen?

Rufen Sie dazu die URL Ihrer persönliche Einstellungsseite auf, die Sie in der Willkommensmail erhalten haben.

Alternativ kommen Sie über folgende Schritte zu Ihrer persönlichen Einstellungsseite:

  1. Wählen Sie die Informationsseite der Mailing -Liste über folgende Internetseite: http://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo/listenname (Für "listenname" den entsprechenden Listnamen einfügen)
  2. Scrollen Sie zum Punkt "Abonnement abbestellen oder Einstellungen bearbeiten" am Ende der Seite und geben Sie Ihre vollständige E-Mail-Adresse, mit der Sie in der Liste eingetragen sind. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Enter -Taste.
  3. Auf der nun angezeigten Seite, geben Sie bitte Ihr Passwort ein und
    klicken auf Login.
  4. Auf der darauffolgenden Seite, scrollen Sie bis zum Punkt: Ihre persönlichen Einstellungen für (hier sollte Ihre E-Mail-Adresse stehen).
  5. Ändern Sie Ihre gewünschten Einstellungen und scrollen Sie auf der Seite bis ganz nach unten und dort bestätigen Sie mit einem Mausklick auf das Feld "Meine Änderungen übermitteln".

In der Liste der Abonnenten unsichtbar machen?

Rufen Sie dazu die URL Ihrer persönlichen Einstellungsseite auf, die Sie in der Willkommensmail erhalten haben.

Alternativ kommen Sie über folgende Schritte zu Ihrer persönlichen Einstellungsseite:

  1. Wählen Sie die Informationsseite der Mailing -Liste über folgende Internetseite: http://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo/listenname (Für "listenname" den entsprechenden Listnamen einfügen)
  2. Scrollen Sie zum Punkt "Abonnement abbestellen oder Einstellungen bearbeiten" am Ende der Seite und geben Sie Ihre vollständige E-Mail-Adresse, mit der Sie in der Liste eingetragen sind. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Enter-Taste
  3. Auf der nun angezeigten Seite, geben Sie bitte Ihr Passwort ein und klicken auf Login.
  4. Auf der darauffolgenden Seite, scrollen Sie bis zum Punkt: Ihre persönlichen Einstellungen für (hier sollte Ihre E-Mail-Adresse stehen).
  5. Ändern Sie Ihre gewünschten Einstellungen und scrollen Sie auf der Seite bis ganz nach unten und dort bestätigen Sie mit einem Mausklick auf das Feld "Meine Änderungen übermitteln".

Wie komme ich an mein Passwort?

1. Wählen Sie die Informationsseite der Mailing -Liste über folgende Internetseite:
 http://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo/listenname
 
2. Scrollen Sie zum Punkt "Austragen/Ändern einer Mailadresse" bzw. "Abonnement abbestellen oder Einstellungen bearbeiten" am Ende der Seite und geben Sie Ihre vollständige E-Mail-Adresse, mit der Sie in der Liste eingetragen sind, ein. Anschließend bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Enter   und erhalten ein Formular für Ihre persönlichen Einstellungen.

3. Lassen Sie sich ihr Passwort per E-Mail zusenden über die Passwort-Erinnerung am Ende der Einstellungsoptionen.

Die E-Mail enthält neben dem Passwort auch den direkten Link zu den persönlichen Einstellungen unter dem Punkt "Um Ihre persoenlichen Einstellungen zu aendern, loggen Sie sich bitte ein und besuchen die Seite:"

Alternativ können Sie sich das Passwort auch über eine E-Mail an listenname-request@listen.hbz-nrw.de (z. B. rabe-request@listen.hbz-nrw.de) zuschicken lassen. Geben Sie dazu das Wort "password" im Betreff oder im Textfeld ein und senden Sie die E-Mail ab. Aber Achtung: Achten Sie auf die korrekte Adressierung listenname-request@listen.hbz-nrw.de

Wie ändere ich mein Passwort?

1. Gehen Sie auf folgende Internetseite: http://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo/listenname

2. Scrollen Sie bis ans Ende der Seite bis zu dem Punkt "Austragen/Ändern einer Mailadresse" bzw. "Abonnement abbestellen oder Einstellungen ändern" und geben Sie Ihre vollständige E-Mail-Adresse dort ein. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Enter.

3. Auf der nun angezeigten Seite, geben Sie bitte Ihr Passwort ein und klicken auf Login.

4. Danach sind Sie auf der Seite für Ihre persönlichen Einstellungen und können unter den Punkt
„Ihr Passwort für die Liste Listename“ das gewünschte Passwort eingeben. Sollten Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse in mehreren Mailing listen eingetragen sein, empfiehlt es sich, ein Häkchen zu setzen bei „Global ändern“, dann gilt ihr gewähltes Passwort für alle Listen.

Wie kann ich den Empfang von Nachrichten vorübergehend aussetzen (z. B. bei Urlaub)?

1. Gehen Sie auf folgende Internetseite: http://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo/listenname

2. Scrollen Sie bis ans Ende der Seite bis zu dem Punkt "Austragen/Ändern einer Mailadresse" bzw. "Abonnement abbestellen oder Einstellungen bearbeiten". Geben Sie dort Ihre vollständige E-Mail-Adresse ein und bestätigen Sie mit Enter .

3. Auf der nun angezeigten Seite, geben Sie bitte Ihr Passwort ein und klicken auf Login. Falls Sie Ihr Passwort nicht mehr wissen, nutzen Sie am Ende dieser Seite die Passwort-Erinnerungsfunktion.

4. Auf der darauffolgenden Seite, scrollen Sie bis zum Punkt: Ihre persönlichen Einstellungen für (hier sollte Ihre E-Mail-Adresse stehen). Darunter finden Sie im grau unterlegten Hintergrund folgende Option:
"Mailzustellung". Setzen Sie diese Option auf AN um Nachrichten von der Liste zu empfangen. Setzen Sie diese Option auf AUS, um keine Nachrichten von der Liste zu empfangen (z. B. weil Sie im Urlaub sind). Wenn Sie die Mailzustellung ausstellen, vergessen Sie nicht diese nach Ihrem Urlaub wieder auf AN zustellen! "

5. Wählen Sie dort den Punkt "AUS".

6. Scrollen Sie auf der Seite bis ganz nach unten und dort bestätigen Sie mit einem Mausklick auf das Feld "Meine Änderungen übermitteln".

7. Wenn Sie dann aus dem Urlaub zurück sind, wiederholen Sie einfach die Punkte 1 - 6 und wählen beim Punkt 5 nur die Einstellung "AN" und schon erhalten Sie wieder alle E-Mail der Liste.

Ich bin in mehreren Listen eingetragen. Kann ich die persönlichen Einstellungen auch für alle Listen-Abonnements gleichzeitig ändern?

Sollten Sie auf mehreren Listen eingeschrieben sein, können Sie über die Seite der "persönlichen Einstellungen" global Änderungen vornehmen, wie zum Beispiel ein Passwort für alle Listen vergeben oder sich gleichzeitig auf allen Listen beurlauben; dazu ist es nur erforderlich das Kästchen "Global ändern" anzukreuzen.

Fragen und Kommentare

An wen kann ich mich mit Fragen und/oder Kommentaren wenden?

Bei Fragen und Kommentaren schreiben Sie bitte an Listen-Admin@hbz-nrw.de

Was muss ich beachten, wenn ich mich an das Moderatorenteam wende?

Für die Beantwortung Ihrer Fragen und die Lösung von Problemen ist es wichtig, dass Sie Ihr Anliegen klar formulieren und den Moderatoren ausreichend Informationen geben.

Wichtige Informationen sind unter Anderem:

  • Bei welcher Liste oder welchen Listen bin ich eingeschrieben.
  • Mit welchen Adressen bin ich eingeschrieben.
  • Was ist mein Vorhaben.
  • Welche technischen Rückmeldungen habe ich von Mailman erhalten.
  • Wie bin ich erreichbar.

Auszug aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Auswirkung auf die beim hbz geführten Mailinglisten

9.Registrierung Mailinglisten

9.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Internetseite bieten wir Nutzern die Möglichkeit, sich unter Angabe personenbezogener Daten zu registrieren.
Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an uns übermittelt und gespeichert. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt.
Folgende Daten werden im Rahmen des Registrierungsprozesses erhoben:


  • E-Mail Adresse
  • Name (optional)
  • Passwort Im Zeitpunkt der Registrierung werden zudem folgende Daten gespeichert:

  • Die IP-Adresse des Nutzers
  • Datum und Uhrzeit der Registrierung Im Rahmen des Registrierungsprozesses wird eine Einwilligung des Nutzers zur Verarbeitung dieser Daten eingeholt.

  • Listenarchive werden nicht geführt.

9.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Dient die Registrierung der Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der Nutzer ist oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9.3 Zweck der Datenverarbeitung

Die Registrierung für die E-Maillisten ist notwendig, damit Sie die E-Mails empfangen können und an die Liste schreiben dürfen.

9.4 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie sich von der jeweiligen Liste abgemeldet haben.
Dies ist für die während des Registrierungsvorgangs erhobenen Daten der Fall, wenn die Registrierung auf unserer Internetseite aufgehoben oder abgeändert wird.

9.5 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Als Nutzer haben sie jederzeit die Möglichkeit, die Registrierung aufzulösen.
Die über Sie gespeicherten Daten können Sie jederzeit abändern lassen. Um sich von einer E-Mailliste abzumelden oder Ihre Daten zu ändern, gehen Sie auf die Informationsseite der entsprechenden E-Mail http://listen.hbz-nrw.de/mailman/listinfo.
Unter dem Punkt „Austragen / Ändern einer Mailadresse„ steht Ihnen diese Möglichkeit zur Verfügung.

Weitere Informationen zur Nutzung von Mailing listen finden Sie in den FAQs der INETBIB-Liste.

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